Gestionar de manera eficiente viajes de empresa reducirá el coste administrativo un 54%, según estudio

Martes, 13 de mayo de 2008 (Actualizado a las 14:56)

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Gestionar de manera eficiente viajes de empresa reducirá el coste administrativo un 54%, según estudio

Economía, Turismo

EP - 13/05/2008 14 : 38

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MADRID, 13 (EUROPA PRESS)

Las empresas reducirían los costes administrativos en un 54% si gestionaran de manera eficiente los viajes de negocio, según se desprende de un estudio sobre la gestión del gasto realizado por American Express y A.T. Kearney.

Como media, las empresas emplean casi el 5% del importe de sus viajes de negocio en cubrir los gastos indirectos de su gestión. Por cada 1.000 euros empleados en comprar billetes aéreos, alojamiento, comida y el alquiler de vehículos, 46 euros se destinan a cubrir los costes administrativos. Gestionar de forma eficiente permitiría reducir ese último gasto hasta dejarlo en 21 euros.

Según el director de A.T. Kearney, Juan Lafont, "desde el anterior estudio, realizado en 2003, las empresas han reducido los costes indirectos de gestión desde el 5,6% al 4,6% actual". Aunque este porcentaje se ha reducido de manera importante durante los últimos años, el hecho de que algunas empresas tengan unos costes indirectos de hasta un 34% indica que aún hay espacio para mejorar en este aspecto.

El estudio sobre gestión del gasto analiza 66 compañías pertenecientes a diversos sectores de actividad. Conjuntamente, estas compañías dedican anualmente más de 2.600 millones de euros a viajes de empresa y gastos de representación, de los que cerca de 85 millones de euros se dedican a la administración de dichos gastos.

En cuanto a los gastos directos, el 43% del presupuesto se dedica a los viajes aéreos, el 17% a alojamiento en hoteles, el 7% a comidas y el 6% a billetes de tren. El alquiler de vehículos sólo supone un 4% del gasto total.

En cuanto a los costes indirectos, existen cuatro procesos fundamentales en la gestión de los viajes de negocio: la organización del viaje, el adelanto de dinero en efectivo, la facturación centralizada, y la solicitud de reembolso de gastos. Si las compañías optimizan al máximo estos cuatro procesos, podrían obtener ahorros que van del 47% al 87%.

El uso de sistemas eficientes y la total automatización pueden conseguir un ahorro del 55% en la planificación del viaje, de un 70% en la reserva, un 53% en los anticipos de efectivo y un 47% en la solicitud de reembolso de gastos, según señala el estudio.

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