Prácticamente todos los expertos coinciden en la dificultad creciente de hacer previsiones de ingresos fiables y consistentes en el actual entorno competitivo. Si siempre fue difícil, hoy se dan una serie de circunstancias que lo complican aún más. Éstas son: el multicanal de ventas (face to face, call centers, internet, distribución….) que redefine la gestión comercial,  los ciclos de vida de los productos/servicios  cada vez más cortos que reducen el sistema referencial,  el cambiante entorno de actuación que desestabiliza constantemente nuestros planteamientos, las reestructuraciones contínuas en las grandes corporaciones,  en las organizaciones multinacionales los desplazamientos del poder de decisión de las subsidiarias a los HQ, el progresivo grado de innovación en la oferta que se presenta…..

Así, las organizaciones no sólo tienen ajustar sus previsiones sino que paralelamente deben reorganizarse para garantizar un tiempo de reacción mínimo ante los acontecimientos. Si el futuro es difícil/imposible de vislumbrar, al menos seamos capaces de adaptarnos mejor que nuestra competencia a las circunstancias no contempladas .

Hoy muchas empresas siguen efectuando sus previsiones de modo artesanal, olvidando no sólo la importancia de planificar con tiempo y poder ajustar sus recursos/aprovisionamiento de productos con la eficacia deseada, sino que además, obvian que analistas, prensa e inversores asumen que el cumplimiento de lo anunciado, el ajuste de la realidad con los planes previamente expuestos es uno de los indicadores de eficacia empresarial y control de la gestión más valorados.

Los errores más comúnmente cometidos son:

- Intentar hacer a un mismo tiempo el forecast y la “fiscalización” de la actividad comercial lo que genera irremediablemente una previsión optimista. Se comete tantas veces este error (a veces de manera deliberada para simplemente ganar tiempo) que , definitivamente, Cada irganización obtiene el forecast que se merece.

- No conocer OTO (one to one) a cada uno de los “alimentadores” del forecast.

- Forzar el ajuste del  forecast (lo que realmente se va a vender en un período dado) con el budget (lo que se quiere vender en ese mismo período).

- Obviar los diferentes tipos de previsiones (primero de ciclo de vida del producto, segundo de vigencia tecnológica, tercero desde la perspectiva del mercado y cuarto, desde la red de ventas)

- Comunicar constantemente la importancia del forecast y dejar impune el incumplimiento sistemático del mismo

- Aceptar “basura” en el pipeline durante meses

- Incluir en el pipeline operaciones de enorme importe sin tratarlas de forma excepcional. Una sola operación de gran volumen genera una “cobertura del período” (relación entre el total de las ofertas emitidas vs mi objetivo de ventas) muy tranquilizadora … y falsa.

¿Cómo mejorar nuestros procesos de previsión de ingresos?

Las palabras clave es "tecnología"

Un eficaz sistema analítico de nuestra reciente actividad nos mostrará que no todos los protagonistas del proceso siguen las mismas pautas. El ciclo de ventas no está explícitamente definido, el otorgar probabilidades de victoria se hace de forma aleatoria, la generación de ofertas es descontrolada, el histórico de previsiones vs realidad no se capitaliza…….

La inteligencia en ventas es el nombre del juego. Hoy las herramientas de Datawarehouse, las soluciones CRM, el nuevo perfil de los profesionales de la venta nos deben permitir emitir de manera automática un primer forecast “por defecto” sobre el que reflexionar. El sistema registraría todas las operaciones en curso, controlaría todas las ofertas emitidas, aplicaría porcentajes de victoria con parámetros realistas y verificados teniendo en cuenta: importe de la operación, tipo de producto/servicio ofertado, competidores presentes, tipo de mercado en donde competimos en este negocio potencial, tamaño del prospect, espertice que aportamos, nuestra presencia en el cliente, acceso e influencia a los interlocutores clave...

Sólo así podremos generar previsiones de ingresos realmente fiables. Metodologia de previsiones que el uso de las tecnologías de la información asegura e incorpora. Peter Druker decía que “…hacer previsiones es conducir un coche con los ojos vendados mientras tu copiloto te da instrucciones mirando por el retrovisor…” y es verdad, a los seres humanos nos está vedado conocer el futuro, pero eso no es justificación para no intentarlo. Es preferible una mala previsión a no hacerla. Mejor tener objetivos disparatados que no tenerlos. Y ya puestos…..  seamos ambiciosos. Aspiremos a la máxima eficacia y esta, una vez más, está ligada inequívocamente a las tecnologías de la información.

1.  East Grinstead03/07/2009, 13:30 h.

Qué desastre de artículo, Sr. Acaso.

¿Qué vedemos ahora, CRMs con medidores de basura en el pipeline del forecast?

Se lo dice sin acritud un antiguo alumno suyo, tan antiguo que se sorprende de encontrarle aquí y ahora y diciendo las mismas cosas que hace más de veinte años.

Saludos

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